Phần mềm quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. Quản lý dự án giúp doanh nghiệp quản lý tốt các dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án, cung cấp một giải pháp toàn diện với nhiều công cụ quản trị dự án và một môi trường để các thành viên đội dự án dễ dàng cập nhật thông tin, xử lý công việc, chia sẻ ý kiến với nhau, mọi thao tác quản lý đều được tối ưu hóa bằng phần mềm quản lý thông minh, chuyên nghiệp, công việc sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí.

 Hình 1.1. Giải pháp Quản lý dự án CPMS

  1. Mục tiêu

Phần mềm quản lý dự án CPMS hướng đến các mục tiêu sau:

    1.  Điều hành

a. Tạo môi trường làm việc khoa học

  • Mục tiêu đầu tiên mà các nhà quản trị tìm đến phần mềm quản lý dự án CPMS là giúp họ tạo ra một môi trường làm việc có trình tự về từng công việc và cả lịch làm việc. Nói một cách dễ hiểu hơn, trước đây khi nhận dự án nhà quản trị luôn phải liệt kê mọi kế hoạch công việc, thời gian trên giấy tờ. Nhưng hiện tại với phần mềm CPMS chỉ bằng vài thao tác nhấp chuột nhà quản trị hoàn toàn có thể tóm gọn mọi thứ một cách dễ dàng, nhanh chóng.
  • Như vậy, khi muốn làm dự án hay đầu việc nào nhà quản trị chỉ cần truy cập vào từng mục mà mình tạo - không cần mất thời gian tìm kiếm, lục lọi giấy tờ - đồng thời hạn chế tối đa việc lưu lạc mất thông tin về dự án. Ngoài ra, với phần mềm quản lý chuyên môn, lịch làm việc cũng sẽ được lên kế hoạch cụ thể và có chức năng nhắc nhở theo mong muốn của người dùng. Điều này giúp những công việc ưu tiên được đánh dấu và hoàn thành trước.

b. Giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn

  • Thời gian đối với các dự án là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định thành công cuối cùng. Đôi khi chỉ cần chậm đi một vài phút, không kịp giao dự án cũng dẫn đến thất bại lớn.
  • Vì vậy, các phần mềm quản lý dự án đã ghi điểm ở chỗ nó có khả năng giúp người quản trị kiểm soát được thời gian một cách tối đa. Ngay cả khi ngồi tại nhà, thông qua phần mềm trực tuyến người quản lý vẫn có thể theo dõi chính xác tiến trình dự án đang diễn ra.
  • Từ đó, họ sẽ có biện pháp đốc thúc hay nhắc nhở kịp thời giúp đẩy nhanh tiến trình dự án hoàn thành đúng thời hạn quy định.

c. Nâng cao tính cạnh tranh với đối thủ

  • Chúng ta đều hiểu rằng mỗi công ty, doanh nghiệp muốn tồn tại buộc phải có tính cạnh tranh cao hơn so với các đối thủ trên thị trường. Vì vậy nếu công ty bạn có thể áp dụng đúng các phần mềm quản lý dự án sẽ có cơ hội vươn lên cao.
  • Đặc biệt, khi số lượng dự án nhận được rất nhiều bạn cũng không cần quá lo lắng. Với một phần mềm quản lý dự án hiện đại, mọi thứ đều sẽ được hoàn thành với kết quả cao và thời hạn ngắn nhất có thể. Nhờ đó, mức độ cạnh tranh với các đối thủ sẽ không còn là vấn đề.
    1.  Hiệu quả

Việc tổ chức sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ làm cho quy trình nội bộ của Doanh nghiệp hiệu quả hơn, luồng thông tin theo thời gian thực trong các hệ thống này làm đơn giản hóa việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu, giúp việc cải thiện ra quyết định.

 

Hệ thống giúp sắp xếp tổ chức công việc một cách khoa học và hợp lý, từ khởi tạo cơ hội đến tiển khai và nghiệm thu sản phẩm. Mỗi một công đoạn được tối ưu hóa quy trình quản lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian bỏ ra để xử lý các công việc.

Hệ thống hỗ trợ cho những người có chuyên môn, trách nhiệm dễ dàng cập nhật một cách có hệ thống, tra cứu, trao đổi những thông tin và báo cáo với lãnh đạo xử lý những vướng mắc để thực hiện đúng quy định về thủ tục trong đầu tư xây dựng (nội dung, thời gian, thẩm quyền…)

    1.  Giảm chi phí

Giảm chi phí là lý do chính tại sao nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa cân nhắc đầu tư thời gian và tiền bạc để triển khai phần mềm quản lý dự án. Hiệu quả quy trình là bước đầu tiên trong việc giảm chi phí và tăng năng suất thường dẫn đến giảm chi phí sản xuất. Việc sắp xếp các quy trình thiết kế hợp lý có nghĩa là làm lại ít hơn, điều này cũng làm giảm chi phí

Giảm các chi phí in ấn, doanh nghiệp có thể khai tác tối đa các thông tin trên phần mềm đang quản lý tránh việc phải in ấn quá nhiều tài liệu.

Các chỉ số tài chính được quản lý chính xác và minh bạch giúp doanh nghiệp tránh thất thoát và sử dụng lãng phí các nguồn ngân sách.

    1.  Chất lượng

Cải tiến chất lượng là mục tiêu quan trọng trong việc triển khai phần mềm quản lý dự án. Công nghệ phần mềm cho phép người quản lý đánh giá hiệu quả chất lượng của nó so với các công ty khác trong cùng ngành và chống lại các tiêu chuẩn đã được thiết lập.

Phần mềm quản lý dự án CPMS giúp dễ dàng kiểm soát quá trình triển khai đưa ra những phương án kịp thời khi có sự cố. Hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến chất lượng, khi đó sự thỏa mãn của khách hàng được gia tăng, làm tăng khả năng giữ chân khách hàng và sinh lời cho công ty.

    1.  Khả năng sinh lời

Quy trình hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện chất lượng nói chung là dẫn đến tỷ suất lợi nhuận cao. Chất lượng được thêm vào giá trị thương hiệu, thúc đấy tăng trưởng thị phần.

    1.  Phân cấp

Phần mềm quản lý dự án có thể cấp quyền ra quyết định bời vì các nhà quản lý tại các cấp có thể truy cập vào cùng một dữ liệu trong cùng thời gian thực, chẳng hạn như tổng hợp tình trạng các dự án và các báo cáo tài chính. Các nhà quản lý cấp trung và cũng như quản lý các cấp thấp hơn có thể đưa ra quyết định điều hành.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm Quản lý dự án

Triển khai phần mềm quản lý dự án CHRM giúp doanh nghiệp mang lại những lợi ích sau:

  • Sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp người dùng có thể quản lý tổng thể dự án từ khi lập chủ trương quyết toán tới khi nghiệm thu, thậm chí là cả thông tin sau khi kết thúc dự án. Các bước thực hiện đều được cập nhật nhanh chóng và lưu lại trên hệ thống, rất thuận tiện cho nhà quản lý theo dõi các quá trình của dự án, từ đó đưa ra chỉ đạo kịp thời, hoặc tìm kiếm lại thông tin của dự án dễ dàng khi cần tới.
  • Đây là hệ thống làm việc tập trung nên tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên dự án đều làm việc trên một hệ thống duy nhất, điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình làm việc, đồng thời cũng có thể theo dõi được tiến độ dự án tới đâu, nhân viên nào quản ý để đốc thúc, hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.
  • Phần mềm giúp quản lý các đầu mục công việc trong dự án, hỗ trợ người dùng trong quá trình thực hiện công việc như giao việc, để xuất công việc, duyệt công việc, xác nhận công việc.
  • Phần mềm giúp doanh nghiệp cắt giảm được những công tác thừa trong quy trình làm viêc, thời gian và chi phí cho việc quản lý, từ đó có thể quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ cho những người có chuyên môn, trách nhiệm dễ dàng cập nhật một cách có hệ thống, tra cứu, trao đổi những thông tin và báo cáo với lãnh đạo xử lý những vướng mắc để thực hiện đúng quy định về thủ tục trong triển khai dự án (nội dung, thời gian, thẩm quyền…).
  • Hệ thống báo cáo giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như các thông tin liên quan đến dự án
  • Hệ thống phân quyền xem và sửa dữ liệu của phần mềm giúp lãnh đạo làm việc ăn khớp với nhân viên nhưng vẫn đảm bảo bảo mật các thông tin nội bộ quan trọng.
  • Giúp người sử dụng có được góc nhìn về bức tranh tài chính của doanh nghiệp
  1. MÔ HÌNH GIẢI PHÁP
  1. Mô hình kiến trúc hệ thống

Hình 2.1. Mô hình kiến trúc hệ thống

  1. Giải pháp hệ thống
  • Sử dụng mô hình on-premises cho hệ thống Quản lý dự án
  • Sử dụng mô hình on-premises cho phép tận dụng tối đa nguồn tài nguyên máy tính của công ty
  • Lợi ích khi sử dụng mô hình on-premises là toàn quyền kiểm soát hệ thống và bảo vệ hệ thống tốt hơn trong việc cài đặt các phương thức bảo mật khỏi sự tấn công từ bên ngoài.
  • Đáp ứng dễ dàng sử dụng trên các trình duyệt IE, Firefox, Chrome